Verjetno jih vsak dan odpustiš na desetine, ne da bi o tem res razmišljali in res je, da ni pravega ali napačnega načina za pisanje e-pošte. Vsak po svoje, pravimo. Vendar pa kot glavna metoda sodobnega posel komunikacija, način, na katerega naletite na e-pošto, je pomemben – in ga je enostavno napačno razlagati. Ne glede na to, ali se pripravljate na nov posel ali se dohitite s staro stranko, je tukaj nekaj osnovnih pravil, ki bi jih morali upoštevati vsi ...

Začnite s prepričljivo temo

Prvi vtisi absolutno štejejo in to je še posebej pomembno, če pošiljate e-pošto nekomu, s katerim še niste imeli poslovnih stikov. Kot prvo, kar bo vaš prejemnik videl, mora zadeva spraviti vaše e-pošto na pravo nogo. Naj bo hiter (dolge vrstice zadeve bodo skrajšane na mobilnih napravah) in bralcu sporočite, o čem pišete. Ponavljamo, ne postavljajte emojijev v svojo zadevo.

Telo naj bo kratko in jedrnato

V večini primerov ni treba, da e-poštno sporočilo vsebuje več kot nekaj sto besed, največ. Ljudje preprosto nimajo časa, da bi pregledovali odstavek za odstavkom nepotrebnih informacij; če bodo potrebovali več podrobnosti, jih bodo vprašali. Zapustite tudi prijazen uvod za ogrevanje – namesto tega uporabite prvo ali dve vrstici, da se predstavite in na kratko opišite, kaj je ostalo v vašem e-pošti.

Izogibajte se stenam besedila

Ljudje na splošno pregledujejo e-pošto. Iz vljudnosti pomagajte svojim prejemnikom tako, da vključite glave, oznake in povezave, kjer koli lahko. Prav tako bo vaša e-pošta – in s tem tudi vi – videti bolj organizirana in dostopna.

Opusti žargon

Tako kot ko govorite, pisanje e-pošte pomeni, da morate včasih malo premisliti o besedah, ki jih uporabljate. Preveč tehničnih izrazov ali dražeče poslovne modne besede bo takoj izklopil bralce in lahko zmanjša vašo verodostojnost. Pišite kot človek – želite se izkazati kot dostopen in oseben, ne kot robot.

Uporabite ustrezen ton in slog

To pomeni, da BREZ KRIČANJA Z VELIKIMI VELIKIMI GLASMI ali kanaliziranja svojega notranjega e. e. cummings, tako da v celoti odpravimo velike tiskane črke. Besedilni govor, prekomerna uporaba barv in čudne pisave so prav tako velika nesprejemljivost – vaša e-pošta se lahko spomni, vendar ne iz pravih razlogov. Ves čas želite izžarevati umirjeno vzdušje, ki je pripravljeno skupaj, in to so zanesljivi načini, da ga ubijete.

Ne tipkajte na telefonu

Ko pišete poslovno e-poštno sporočilo, je zdravorazumsko razmišljanje o njem in ga pravilno sestaviti. To je enostavno narediti na računalniku, vendar če nimate prstov aye-aye ali potrpežljivosti meniha, vam tipkanje na pametnem telefonu ne bo vedno pomagalo. Verjemite nam, brcnili se boste, ko boste pozneje videli naključne tipkarske napake.

Uredite in lektorirajte

Nepazljivost ni nikoli dober videz, še posebej v e-poštnem sporočilu, kjer bodo morebitne napake ostale zanamcem – in v dolgi verigi pogovorov. Preden pritisnete »Pošlji«, se prepričajte, da ste nekajkrat prebrali, kar ste napisali – če naletite na tipkarsko napako ali če se kaj bere le malo narobe, to takoj popravite. To je tudi odličen način, da zagotovite, da boste svoje sporočilo jasno in hitro prenesli.

Preberite digitalno sobo

»Odgovori vsem« je uporabno orodje, vendar nežno. Če je vaš prejemnik nekoga namenoma dodal v pogovor, ga ne odstranjujte – to so osnovne manire. Podobno, če nekoga kopirate, ga ne pozabite predstaviti prejemniku in pojasniti, zakaj ga je treba vključiti. Če pa sledite uvodu in vaš priključek s prejemom vašega odgovora nima kaj pridobiti, jih odstranite. Vsi imamo že dovolj e-poštnih sporočil, ki zatrpajo naše nabiralnike.

Zdaj veste, kako napisati odlično e-pošto, tukaj so najboljši lahki prenosniki da jih pošljem iz...

Pridružite se Gentleman's Journal Clubhouse tukaj …